Stappenplan en deadlines

 

Je hebt er voor gekozen om deze zomer een spetterend jnm-kamp te organiseren?!

Bedankt, je bezorgt een hoop jonge (of minder jonge) jnm'ers een onvergetelijke zomer.

Proficiat, je bezorgt jezelf een hoop ervaring, plezier, spanning en heerlijke herinneringen.

Bedenk dit maar...  Jij begeleidt nu de toekomstige begeleiders van jouw kinderen...

De deadline van de kampenfiche was 1 februari 2017. Om iedereen de kans te geven op kamp te gaan, kunnen we nog wel enkele kampen gebruiken! En dan vooral piepkampen, werstudiekampen en milieukampen.

Heb je zin om nog een kamp te organiseren? Neem dan snel contact op met kampen [at] jnm.be!  

De verschillende deadlines in het kort

1 februari: kampenfiche 

10 maart: materiaalfiche

10 april: convo

10 mei: njamnjam 

Hieronder vind je stap voor stap al je to-do's, deadlines (ook in het lang), aandachtspunten en handige tips & tricks. Gebruik deze informatie, het helpt je al een heel eind op weg!

Wat verwachten we van je als je een kamp organiseert?

Wie kan je helpen met je vragen?

Een kamp organiseren doe je niet alleen! Je mag altijd hulp vragen aan de kampensecretaris (kampensec [at] jnm.be) of aan de praktische ploeg. Ook Gwen (gwen [at] jnm.be) staat altijd paraat om je te helpen. Zij is als personeelslid verantwoordelijk voor de kampen.

Tijdens de kantooruren kan je bellen naar het nationaal secretariaat: 09/223 47 81. Bij hoogdringendheid buiten de kantooruren kan je bellen naar het noodnummer: 0486/13 54 20.
Ook ouders kunnen in uiterste nood én buiten de kantooruren bellen naar dit noodnummer.

De praktische ploeg voorziet materiaal dat je kan ontlenen, zoals natuurstudiekoffers, tenten, kooksets… Ook eten wordt voorzien! Droogvoer zoals kikkererwten, sojabrokken, pasta, appelmoes… wordt door de Praktische Ploeg (PP) voorzien. Hier meer info over het materiaal en de NjamNjam.

Zoek je nog extra KC? Spreek eerst de mensen aan die je kent. Zoek je toch nog iemand, contacteer de kampensec of vul dit formulier in!

Handige sites?

opkamp.be : voor kampplaatsen, spelen, regelementering, ...
tabou.be : Waalse platformsite voor kampplaatsten, spelen, regelementering (in het Frans, welliswaar)
“Zot op kamp” geeft meer info over alcohol en drugs op kamp
veiligopstap.be voor meer info over verkeersveiligheid
 


nog één keer de Deadlines: wat doe je wanneer?

December/januari
  • Tijd voor een eerste vergadering. Roep je (voorlopig) KC samen.
  • Leer elkaar kennen.
  • Verdeel de functies. Spaar een geschikte functie voor de BAC-stagiairs.
  • Bepaal doelgroep (piep, ini, groot) en inhoud (milieu, werk, natuur of een verhaal).
  • Bepaal de datum: begin liefst in het weekend  of op maandagochtend. Eindig liefst  op een vrijdagavond of in het weekend. Kies niet gewoon “Oh, 10 tot 20 juli, dat  klinkt tof.” want dat begint dan bijvoorbeeld op dinsdag. Ouders moeten soms vakantie nemen om de kinderen op kamp af te zetten.
  • Bespreek de locatie: leuke kampplaatsen worden opgemerkt door toekomstige deelnemers. Probeer dus je locatie bevestigd te krijgen voor je de kampenfiche moet indienen!
  • Overloop de deadlines en wie wat doet, tegen wanneer.
  • Wil je slapen in gebouwen of tenten buiten JNM huren? Dan reserveer je die zo snel mogelijk.
  • Kijk na of je extra subsidies kan krijgen, bv. bij de gemeente waar je op kamp gaat. Werkt bijzonder goed bij afdelingskampen in de afdeling.
1 februari: De kampenfiche

Je vult de kampenfiche in, met de basisgegevens van je kamp.

Dit is om op tijd het Kikkertje en de Euglena met het kampenboekje te kunnen drukken. Hiervoor hebben we ten laatste op 1 februari al deze gegevens nodig:

  • De naam van je kamp en een wervend tekstje. Vermeld het duidelijk als je kamp een opengesteld afdelingskamp is, meerdere leeftijdsgroepen bevat of groter is dan normaal.
  • Het soort kamp: de leeftijdsgroep en het inhoudelijke thema.
  • De datums: wijzigingen aan datums geef je onmiddellijk door aan de kampensec!
  • Het (kern)KC: voorzitter, ping, foer.
  • De locatie: heb je nog geen exacte locatie, maar wel al een idee (provincie, gebied…)  vul dat dan in en laat, van zodra je de locatie kent, iets weten aan gwen [at] jnm.be
  • Het aantal deelnemers (zonder KC): kies meteen het maximum, nationaal gaat je geen extra piepers meegeven.
  • Hoeveel stagiairs je mee wil.
  • Administratieve gegevens zoals rekeningnummers, telefoonummers...
28 februari

De kampen komen online.
De kampvoorzitters-handleidingen worden in deze periode met de post verstuurd.

10 maart: materiaal 

Je vult op het formulier in welk materiaal je nodig hebt. We laten je later via mail weten welk materiaal je effectief krijgt.  

Vergeet niet je afhaal- en terugbreng-moment in te vullen (datum én uur). Probeer zoveel mogelijk om dit tijdens de kantooruren te doen (ma-vrij van 9u-18u).

Meer info over het materiaal vind je hier

10 april: de convo

Je convo moet nu door gemaild worden, klaar voor de druk. Je hoeft niet vanaf nul te beginnen, je vindt hier meer info en sjablonen, basisconvo's, …
Nationaal voegt eventueel bijlagen toe (teken, vegetarisme, nazofé, …), drukt af en verstuurt

10 Mei: NjamNjam

Elk kampenzomer bestellen we met het NjamNjam project grote hoveelheden biologische producten bij de groothandel Biofresh. Wil je ook dit jaar NjamNjam mee op kamp? Vul dan het NjamNjamformulier (binnenkort online) correct in en dit vóór 10 mei

mei: handleidingen, vergadering

De handleiding voor de ping en de terreinchef worden op papier verstuurd. De andere functies krijgen hun handleiding per mail doorgestuurd. Wil je toch nog een papieren versie? Stuur een mailtje naar gwen [at] jnm.be!

Mei of juni zijn ook het perfecte moment voor een vergadering. Hier plan je je activiteiten en maak je een weekschema. Uiteraard kun je op kamp nog activiteiten wisselen, maar iedereen weet nu wat hij moet voorbereiden.


Juni: storting van het kampgeld

Het kampgeld wordt gestort. Een deel hiervan wordt afgehouden voor njam-njam, eventuele voorschotten, convo’s en administratie (10%).
Piep- en ini-kampen krijgen nu, in één keer, het kampgeld. Je krijgt (op het rekeningnummer dat je op de kampenfiche schreef) het volledige bedrag. Dit bedrag is berekend op basis van een vol kamp, ook al is het nog niet volzet.
Gewone kampen krijgen nu een deel van het geld. Een tweede storting volgt ten laatste wanneer het kamp begint. De laatste restjes worden in een nastorting betaald.

Juli, Augustus, September: twee weken voor het kamp

Je treft de laatste voorbereidingen:

  • Ga na of alle laatste voorbereidingen met de kamplocatie getroffen zijn.
  • Neem nog een laatste keer contact op met de locatie en bespreek duidelijk je aankomst uur en afspraken ivm afval, drinkbaar water, schaduw...
  • Contacteer je KC nog een keer, om nog eens te herinneren aan laatste afspraken
  • Stuur nog een mail naar de ouders, met de laatste concrete afspraken, deelnemerslijst om te carpoolen en/of opstapverantwoordelijken, laatste oproep om speciale diëten door te geven, …
  • Vraag kortingskaarten aan bij de winkels in de buurt
  • Licht de bakker in, zodat deze genoeg kan bakken
  • Je kan, via collect&go of solucious grote bestellingen laten leveren.


Wat is handig als KC op kamp?

  • adressen en telefoonnummers van dokters, ziekenhuizen en apothekers in de buurt. 
  • nummers en adressen van winkels en fietsenmakers in de buurt
  • duck tape, aansteker, touw, zakmes
  • gasfles
  • fluitje
  • papier, schrijfgerief
  • een eigen EHBO-tas
  • een goeie zaklamp
  • gsm met oplader waarvan het nummer ook in de convo stond
  • fietsherstelgerief
  • (fiets)kaart van de omgeving
  • helm en fluovestje, verplicht op piep/inikamp.
  • gezelschapsspelletjes, voetbal, gitaar
  • natuurgids

Juli, Augustus, September: De start van het  kamp!

Je gaat op kamp! Je amuseren is verplicht!

  • Doe een babbeltje met de ouders wanneer ze toekomen
  • Haal de EHBO-fiches op, in de EHBO-koffer vind je blanco exemplaren voor ouders die er geen meehebben
  • Een brief of kampplanning voor de ouders wordt gewaardeerd. Ouders weten wat er gebeurt en voelen zich verbonden; de kinderen krijgen die natuurlijk niet en weten nog niet wat er gaat gebeuren.
  • Je kan een ouder vragen om met de bagage te rijden naar de kampplaats
  • Zorg voor een inleidend kennismakingsspel. Dit breekt het ijs en geeft een goede indruk naar ouders
  • Vraag eens rond wat de verwachtingen zijn. Misschien komen leuke ideëen aan bod of net activiteiten die niemand wil.

Juli, Augustus, September: op kamp
  • De ping houdt de financiën bij
  • Hou het veilig, zie veiligheid op tocht
  • Controleer regelmatig iedereen op teken
  • Bij problemen bel je nationaal 09/22 34 781 of het noodnummer 0486/13 54 20
  • Houd elke avond een vergader- en evaluatiemoment om de KC bij te sturen en de volgende dag te overlopen
  • Jaag piepers geen angst aan tijdens een nachtspel
  • Bij het ophalen van de kinderen, doe je opnieuw een praatje met de ouders
  • Geef de EHBO-fiches terug af
  • Laat de ouders tussen de verloren voorwerpen kijken
  • Maak reclame voor trollenfeest/ininazofé/nazofé/congres
  • Evalueer de stagiairs
  • Vraag feedback aan medebegeleiders
  • Evalueer het kamp: wat was goed, minder goed? Wat was niet duidelijk?
  • Gouden tip voor in een handleiding? Geef die door aan kampensec [at] jnm.be voor je opvolgers
Juli, Augustus, September: Na het kamp
  • Materiaal en njam-njamkoffers breng je terug. Samen met de verantwoordelijke controleer je alle koffers, alle tenten. Reken er dus op dat je wel wat tijd zal nodig hebben
  • Verzekeringspapieren moeten binnen de 14 dagen op de bondssec terechtkomen
  • Verloren voorwerpen kun je (eventueel in de Njam-Njamkoffers) naar het bondsec brengen. Zorg dat de naam van het kamp duidelijk op de zak of bak staat, dat maakt het zoeken makkelijker achteraf.
  • Heb je mooie foto's? Zet ze op de website en stuur ze ook naar veerle [at] jnm.be.
  • Ook update je de kampplaatsenlijst.
  • Maak het financiële verslag.
15 September

Je dient het financieel kampverslag in. Dien je (zonder waarschuwing) te laat in, dan worden verliezen niet terugbetaald.

Voor septemberkampen wordt deze deadline verschoven naar 15 oktober.

De Kampprijzen

Elk jaar worden verschillende kampprijzen uitgereikt. Ze kunnen elk jaar een beetje variëren, maar deze standaard prijzen komen telkens terug:

  • Wie maakt de mooiste Convo? 
  • Wie schrijft het leukste, spannendste, grappigste, … kamptekstje? 
  • Wie is KC-lid in het meest aantal kampen?